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Travail hybride, cap sur la nouvelle « normalité » de l’entreprise

26 novembre 2020
par  Boris Jancen
( Demain, après le virus... , Presse écrite )

La pandémie que nous traversons a entrainé la plus grande expérience de travail à distance encore jamais expérimentée jusqu’ici. Les entreprises ont appliqué le télétravail en masse, une solution instantanée pour éviter tous contacts entre les collaborateurs. Du jour au lendemain, le coronavirus a forcé des millions d’employés dans le monde à travailler à domicile. Dans de nombreux cas, le travail à distance produit un effet positif sur la productivité des travailleurs et induit un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée. Mais ces avantages peuvent être contrebalancés par des politiques d’entreprise restrictives et entraîner des défis majeurs pour les organisations. Analyse d’une nouvelle normalité du travail et pleins feux sur quatre tendances technologiques qui transforment notre expérience professionnelle, toujours plus flexible et hybride.

La mort du travail « routine »

L’année 2020 a été marquée par une transformation sans précédent du « travail » de papa. Finie, la classique routine du 9h-17h ! Les entreprises ont rapidement dû adopter le télétravail afin de respecter le confinement et les règles de distanciation ; une tendance amenée à perdurer dans le temps.
En effet, pas moins de 91% des entreprises dans le monde entier soutiennent désormais le télétravail, un pourcentage en augmentation de 63% depuis la période avant-confinement !

En mettant moins l’accent sur les horaires et les espaces, le travail est désormais orienté vers les résultats. « Des millions de personnes ont désormais plus de liberté pour effectuer leurs tâches et missions où et quand elles le souhaitent, à condition que le travail soit réalisé correctement », pointe l’International Workplace Group.

Des nouvelles méthodes de travail hybrides qui conduiraient à de meilleurs résultats : ainsi, l’International Workplace Group relevait récemment que 85% des entreprises estiment que la flexibilité concernant le lieu de travail a directement conduit à une augmentation de la productivité.

Pour autant, si les employés veulent tirer le meilleur parti de cette flexibilité pour décider quand, où et comment ils travaillent, les entreprises doivent leur apporter la technologie et les solutions de communication appropriées.

Le temps où les entreprises concentraient leurs investissements technologiques au profit des bureaux, en espérant que les collaborateurs travaillant à distance se donnent à fond, a décidément vécu.

Le travail n’est pas un lieu, il est ce que vous faites !

La pandémie a accéléré le travail flexible. Une évidence irréfutable. « Les employés bénéficient aujourd’hui d’une plus grande flexibilité et d’une plus large liberté de choisir comment, où et quand ils travaillent », lance Paul Clark, Directeur général de Poly, une société spécialisée dans les solutions de vidéoconférence.

Mais cette nouvelle tendance à la généralisation du travail à distance a un impact majeur sur notre façon de travailler, sur les lieux de travail et sur la façon dont les responsables d’entreprise façonnent une culture d’intégration et de collaboration.
Ces changements forcés posent ainsi des défis majeurs, et nous obligent à repenser notre mode de travail actuel.

« Les dirigeants doivent aujourd’hui saisir l’occasion de repenser leur organisation et de déterminer la signification réelle du travail dans la nouvelle normalité », poursuit Paul Clark.

Et de dévoiler la nouvelle stratégie de travail au sein de son entreprise. « Le travail n’est plus assimilé à un lieu fixe, mais aux choses que l’on fait », explique le spécialiste.

Cette manière d’appréhender la question se double ainsi des de tous les avantages d’un travail orienté résultat.

Paul Clarck développe l’idée. « Chez Poly, les heures de travail, le lieu où nous travaillons et les personnes avec lesquelles nous travaillons ne sont pertinents que si l’accent est mis sur le résultat. Nous avons pu constater par nous-mêmes comment l’acceptation de ce mode de travail flexible a aidé nos employés à pouvoir travailler partout, à être mobiles et connectés, à travailler ensemble et à être productifs ».

La crise aura donc créé l’opportunité pour les entreprises de changer de cap et de repenser leur approche globale du travail. Autrement dit, invitation est faite aux chefs d’entreprises et autres gestionnaires d’évaluer les modèles de travail qui existaient avant la période de confinement et d’évaluer s’ils sont encore pertinents.

Les politiques relatives au travail à distance pourraient ainsi être mises à jour avec une plus grande souplesse quant au lieu, aux heures et aux jours où le travail est effectué.

En outre, la crise permet aux gestionnaires de se pencher sur les coûts immobiliers. « Investir moins dans les bureaux peu utilisés et davantage dans les lieux de co-working, ou encore dans les technologies professionnelles destinées au travail à domicile », estime le responsable chez Poly.

Il devient également essentiel pour les entreprises de soutenir leurs employés, en mettant l’accent sur les aspects comportementaux et culturels du travail flexible qui rassemble des équipes dispersées.

Cap sur la nouvelle « normalité »

L’année 2020 marque ainsi une rupture, du fait de la crise sanitaire, avec le monde du travail d’hier en accélérant la réinvention de nouveaux lieux de travail flexibles et collaboratifs tout en mettant l’accent sur la productivité des travailleurs grâce aux dernières technologies mobiles (casques antibruit destinés à bloquer les bruits de fond gênants, accessoires audio-vidéo ergonomiques permettant un meilleur suivi des intervenants lors de réunions à distance).

Dans le monde de l’entreprise issu de la « nouvelle normalité », la popularité du travail à domicile et des espaces de travail en commun continuera à marquer des points. Mais pas indéfiniment. « Car il existera toujours un besoin de disposer d’un espace de travail central pour les idées, la collaboration et pour donner au personnel un sentiment d’appartenance à l’entreprise », prévient Paul Clarck.

En effet, l’approche du travail flexible doit à l’avenir reposer sur trois piliers liés au développement du lieu de travail à l’origine d’un modèle de collaboration hybride.
« Ce modèle doit reposer à la fois sur des installations technologiques professionnelles au sein d’espaces de travail à domicile, sur des lieux de travail en commun dont le nombre devrait augmenter de plus de 40% dans le monde entier au terme de la crise, et enfin sur des bureaux satellites », analyse le directeur de la société Poly.

A ce titre, une étude réalisée par le bureau Gartner pointait récemment le fait que 13% des directeurs financiers ont déjà réussi à réduire les coûts de l’immobilier. Autrement dit, au lieu d’utiliser de grands bureaux situés au milieu de la ville, il sera à l’avenir préférable d’envisager des bureaux satellites plus petits, dispersés dans plusieurs endroits, qui attirent les talents qui ne veulent pas vivre en ville ou qui ne ressentent pas le besoin de s’y rendre.

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13% des directeurs financiers ont déjà réduit leurs coûts immobiliers. Plutôt que d’utiliser de grands bureaux en centre-ville, les entreprises se tournent vers des bureaux « satellites » plus petits, dispersés sur plusieurs sites (étude Gartner).
Une expérience de travail hybride, à mi-chemin entre flexibilité et liberté

Mais si la rentabilité doit guider les entreprises, ces dernières ne peuvent en aucun cas négliger la question de la culture liée au fonctionnement de leur organisation, estiment les spécialistes.

« Les entreprises doivent accorder une importance suffisante à la création d’une culture souple, inclusive et compréhensive », insiste l’expert chez Poly.
Chaque voix devrait ainsi être entendue et chaque employé, quelle que soit sa position, devrait avoir le sentiment d’en faire partie.

Cet esprit de « collaboration » doit donc contribuer à maintenir l’identité des entreprises et à rendre la vie professionnelle des employés plus ordonnée, intéressante et gratifiante.

« Il sera essentiel d’aider les gestionnaires à utiliser les nouvelles technologies pour gérer le personnel flexible », résume l’expert chez Poly.

Un défi qui passe nécessairement par l’investissement dans des outils de communication et de collaboration performants pour suivre les équipes et rester en contact avec elles.

Quant aux managers, ils seront amenés dans les mois et années à venir à jouer un rôle important dans l’intégration de la culture d’entreprise par le biais des opérations commerciales numériques. En somme des appels audio et vidéo destinés à créer de l’interaction sociale de type « machine à café virtuelle » où les collègues se « réunissent » pour prendre un café, un déjeuner ou une boisson afin de partager leurs expériences.

Voilà à quoi ressemblent déjà les nouvelles relations de travail à distance : « vous remarquerez rapidement que la collaboration virtuelle offre la possibilité d’impliquer tout le monde au sein d’une organisation et d’une manière qui n’a jamais été possible par des interactions physiques », admet péremptoirement Paul Clarck.
Voilà donc à quoi ressemblera le travail flexible de demain : « des espaces pour travailler ensemble, penser, créer ou simplement parler aux autres ».

Un nouveau monde où le moment, le lieu et la manière dont les employés se rendent au travail n’auront plus d’importance dès lors que les solutions technologiques de communication sont en mesure de stimuler la productivité et la collaboration. « Des outils capables de créer des expériences professionnelles cohérentes, faisant du travail non pas un lieu fixe, mais quelque chose qu’ils font », conclut le responsable chez Poly.

Ces 4 tendances qui transforment le travail hybride

Pour rendre les nouvelles méthodes de travail hybrides efficaces, les entreprises doivent s’assurer que tous les employés sont en mesure de profiter d’une expérience professionnelle cohérente, où qu’ils se trouvent. Quatre tendances technologiques majeures permettront à l’avenir aux collaborateurs d’en tirer parti.

- La première d’entre elles concerne les « configurations professionnelles à la maison ».
S’il est désormais admis que la majorité des employés du secteur tertiaire sont capables de travailler à domicile durant de longues périodes, il est tout autant acquis que les outils de télétravail doivent suivre. Car il ne suffit pas de fournir un ordinateur portable avec une webcam intégrée et attendre des travailleurs qu’ils collaborent de manière productive.

Afin d’éviter qu’ils ne s’équipent de solutions de mauvaise qualité, il est crucial pour les entreprises de gérer elles-mêmes l’installation professionnelle de leurs équipes en télétravail. Les technologies déployées au sein des bureaux et « open-space » doivent désormais trouver leur place à domicile.

- La seconde tendance technologique touche à l’IA (intelligence artificielle) et au « machine learning ». À l’aube d’une nouvelle ère de travail hybride, 74% des directeurs financiers, estime le bureau d’études Gartner, ont l’intention de laisser certains de leurs employés télétravailler de façon permanente. Dans ce contexte, les solutions de communication et de collaboration doivent devenir de plus en plus intelligentes pour nécessiter moins d’intervention humaine.

Si l’intelligence artificielle est de plus en plus présente dans l’univers de la visioconférence, avec des fonctionnalités telles que le suivi automatique de l’orateur ou encore la possibilité de partager son écran avec ses interlocuteurs, l’avenir nous réserve de nombreuses surprises en la matière. Ainsi, les solutions de conférence seront en mesure de surveiller intelligemment ce qu’il se passe au cours d’une réunion et, par exemple, bloquer toutes distractions ou nuisances indésirables, sans affecter la discussion.

Au-delà du simple concept « à la mode », l’IA déroule sa pleine puissance au cœur des nouvelles méthodes de travail hybrides pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur les conférences en elles-mêmes, et non plus sur la gestion des outils.

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74% des entreprises interrogées ont l’intention de proposer à leurs employés de travailler à distance de façon permanente (enquête Gartner CFO)


- La troisième tendance qui se précise, et qui rend le travail à distance encore plus flexible, réside dans l’essor des « Huddle rooms ». Tandis que les méthodes de travail des employés évoluent, les réunions en petit comité au sein d’une salle existeront toujours et resteront même nécessaires. C’est dans ce but précis que sont nées les « huddle rooms », de petits espaces spécialement conçus pour collaborer en groupe réduit, tout en pouvant impliquer d’autres personnes externes.

En plein boom, ces salles tendent à remplacer la fameuse salle de réunion de papa. Dotées d’outils de visioconférence dernier cri, elles permettent, de par leur petite taille, de diffuser un son et des images de manière plus « uniforme » pour tous les participants. Les équipements de visioconférence devenant de plus en plus intelligents, ces salles offriront à l’avenir des expériences de collaboration qui semblent sans limites : possibilité pour la caméra de suivre automatiquement les orateurs, blocage automatique des bruits de fond …

- La quatrième et dernière tendance technologique sous-jacente à la généralisation du travail flexible se cristallise dans le contrôle tactile et vocal des appareils de communication.

L’épidémie du COVID-19 a contribué à transformer nos habitudes et nos interactions, comme le fait d’éviter de toucher ou prendre les objets qui nous entourent. Dans le domaine informatique, on assiste à une accélération du développement et de l’intérêt pour les technologies tactiles et vocales, qui ont justement l’avantage de limiter le contact avec les écrans et les surfaces.

Les années à venir verront ainsi fleurir des espaces de réunion qui ne nécessiteront aucune interaction physique pour y accéder. L’identification des utilisateurs suffira à leur donner accès à des services commandés par la voix, grâce notamment à l’intégration de fonctionnalités toujours plus intelligentes.

Des espaces de travail hybrides en pleine mutation : quand l’entreprise s’installe à domicile

Pendant la pandémie, des tables de cuisine, des planches à repasser et même des meubles de jardin ont été utilisés pour créer des espaces de travail à domicile. Mais à mesure que ce type de travail sera adopté à long terme, les installations de fortune des employés deviendront des espaces de travail plus professionnels, dotés de technologies dernier cri pour travailler plus efficacement.

- Dans la « prochaine normalité professionnelle », nous devons créer des espaces de travail qui donnent aux gens le choix de collaborer, de penser, de créer ou simplement de s’informer auprès des autres.

- Les espaces de travail à domicile et de collaboration vont prendre de l’importance, mais même avec tous les avantages qu’ils apportent, nous verrons toujours la nécessité d’un espace de travail central dans l’entreprise pour la génération d’idées, la collaboration et pour donner aux employés un sentiment d’identité.

- Les organisations ont mis en place des politiques et des pratiques de travail, mais c’est la culture qui les lie : ces expériences, comportements et croyances partagés qui rassemblent les gens.

- À l’ère nouvelle du travail hybride, les organisations ont besoin de rallier un état d’esprit de collaboration, qui stimule la productivité et conserve l’essence même de l’identité de leur marque, tout en rendant la vie professionnelle des employés gérable, engageante et gratifiante.

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